У сучасному бізнес-ландшафті, що постійно розвивається, багато компаній переходять на віддалену роботу. Цей перехід хоч і пропонує гнучкість, іноді може призвести до того, що працівники відчувають себе відірваними від своїх колег і щоденного ритму роботи. Управління командою за таких обставин має особливий набір викликів. На щастя, існує безліч онлайн-інструментів, призначених для покращення координації та оптимізації розподілу завдань. Одним з таких інструментів є програмне забезпечення для створення організаційних схем для бізнесу, яке може допомогти команді бути організованою та взаємопов’язаною, незалежно від її фізичного розташування.
Що таке застосунки для створення організаційних схем для бізнесу?
Це програмне забезпечення є важливим інструментом для бізнесу, що забезпечує візуальне представлення структури компанії. Воно слугує всеосяжним довідником персоналу, окреслюючи зв’язки між різними відділами, командами та ролями. Ієрархія в організації чітко зображена за допомогою діаграми чи таблиці, прояснюючи ланцюжок команд, рівні повноважень і відносини підпорядкування. Така чіткість має вирішальне значення як для внутрішньої комунікації, так і для стратегічного планування, гарантуючи, що кожен розуміє своє місце та обов’язки в рамках ширшої корпоративної структури.
Організаційні схеми, зазвичай відомі як оргсхеми, окреслюють ієрархію організації та показують взаємозв’язки між різними відділами та персоналом. Створити організаційну структуру можна за допомогою різних програм, які обираються залежно від конкретних потреб та взаємовідносин у компанії. Ось кілька прикладів того, які можна організувати бізнес за допомогою цих інструментів:
- Проста ієрархічна структура: Ідеально підходить для малого бізнесу або стартапів, ця організаційна структура відображає чіткий ланцюжок команд від вищого керівництва до працівників початкового рівня.
- Матрична структура: Використовується компаніями з проектними командами, ця організаційна структура відображає декількох керівників або менеджерів, яким можуть звітувати працівники, ілюструючи складність робочих відносин.
- Структура-плато: Поширена в сучасних стартапах і технологічних компаніях, ця організаційна структура має мало або взагалі не має рівнів середнього менеджменту між персоналом і керівниками, що сприяє культурі відкритості та співпраці.
- Підроздільна структура: Великі корпорації з кількома продуктовими лініями або географічними розташуваннями часто використовують цей тип організаційної структури для представлення внутрішньої структури та керівництва кожного підрозділу.
- Функціональна структура: Ця організаційна структура організована за відділами, такими як маркетинг, фінанси, управління персоналом тощо, і підходить для компаній зі спеціалізованими командами.
Вибравши відповідне програмне забезпечення, компанії можуть створити візуалізацію, яка найкраще відображає їхню організаційну структуру і сприяє кращій комунікації та плануванню.
Хто може використовувати організаційні схеми?
Хоча створенням оргсхем зазвичай займається відділ кадрів (HR), їхнє значення набагато ширше, оскільки вони допомагають забезпечити чіткість і комунікацію між різними відділами. Розгляньмо, хто отримує переваги від використання організаційних діаграм.
Професіонали у сфері управління персоналом
Рекрутери та менеджери з підбору персоналу можуть використовувати організаційні діаграми для проактивного задоволення кадрових потреб компанії відповідно до її місії та бачення. Організаційні діаграми є цінним інструментом для прогнозування майбутніх лідерських ролей, визначення працівників, готових до просування по службі, і розпізнавання сфер, де необхідне додаткове навчання. Вони також допомагають виявити існуючі прогалини в навичках і талантах, що дає змогу більш стратегічно планувати та розвивати персонал. Таке передбачення у підготовці персоналу гарантує, що компанія залишається гнучкою та добре оснащеною для досягнення своїх цілей.
Нові співробітники
Під час процесу адаптації підготовлені схеми гарантують, що нові співробітники отримають всебічне уявлення про вашу компанію. Це включає детальне пояснення вашої організаційної структури, знайомство з колегами та членами команди, зустріч з безпосереднім керівником та чітке окреслення ієрархії підпорядкування.
Щоб допомогти працівникам зорієнтуватися в новому середовищі та налагодити зв’язки, надайте повний доступ до каталогу, що містить контактну інформацію всіх членів команди. Цей ресурс є безцінним, коли вони знайомляться з офісом та людьми, з якими їм доведеться співпрацювати.
Співробітники
Це перше місце, куди звертаються ваші співробітники, коли їм потрібно швидко знайти контакт або потрібну інформацію. Функції самообслуговування в організаційних схемах дозволяють співробітникам легко оновлювати свої профілі. Це не тільки спрощує процес для відділу кадрів, але й гарантує, що інформація про співробітників завжди буде актуальною і точною.
Переваги використання організаційних діаграм
Добре складена організаційна структура може допомогти бізнесу багатьма способами.
1. Уточнити організаційну ієрархію
Організаційна структура необхідна для визначення потоку завдань, забезпечення ефективної координації та нагляду за діяльністю команд відповідно до цілей компанії. Звертаючись до організаційної структури, працівники можуть легко ідентифікувати своїх колег, зрозуміти свою позицію в компанії та знати, до кого звернутися за порадою або для ескалації проблем.
2. Окреслити ролі та обов’язки
Організаційні схеми — це цінний інструмент, який допомагає працівникам зрозуміти свої конкретні ролі та сферу відповідальності в організації. Вона особливо корисна для орієнтації нових співробітників, оскільки допомагає їм визначити своїх керівників і відділ, до якого вони приєднаються. Для існуючих працівників схема зміцнює їхнє розуміння свого місця в ієрархії компанії та очікувань, пов’язаних з їхньою посадою. Така ясність має вирішальне значення для ефективного виконання працівниками своїх обов’язків і сприяння успіху організації.
3. Оптимізувати команди
Ефективна реструктуризація команди має важливе значення для бізнесу будь-якого розміру. У міру зростання організації використання організаційних структур спрощує процес визначення потенційних злиттів між відділами для створення більш згуртованих підрозділів. Схеми також допомагають визначити підрозділи з надлишковими ресурсами, які можна перерозподілити на користь інших груп, особливо якщо вони відповідають набору навичок, необхідних для конкретних проектів.
4. Стратегічо розподілити ресурси
Визначення того, де посилити підтримку команди, вимагає ретельного аналізу, а не просто відповіді на запит лідера команди. Чітко визначена організаційна структура забезпечує прозорий погляд на розподіл ресурсів, виділяючи сфери з критично важливими потребами. Вона може виявити, чи не перевантажений член команди кількома менеджерами, чи не перепредставлений керівник на всіх рівнях. І навпаки, у прагненні скоротити витрати схема може допомогти у стратегічному скороченні штату, визначивши несуттєві ролі для потенційних звільнень.
5. Візуалізувати віддалених працівників
Оскільки компанії все частіше працюють у глобальному масштабі, розуміння структури географічно розподілених команд може бути складним завданням. Удосконалені організаційні діаграми можуть інтегрувати додаткові дані, пропонуючи уявлення про стаж роботи членів команди, їхні ролі та поточні проекти. Таке багатство інформації дає можливість особам, які приймають рішення, робити обґрунтований вибір. Інтуїтивно зрозумілий інтерфейс організаційної діаграми, що налаштовується під брендинг компанії, дає керівникам чітке уявлення про склад команди, її сильні та слабкі сторони, а також про розподіл ресурсів між різними проектами.
Побудова організаційних діаграм за допомогою програмного забезпечення
Фахівці з управління персоналом можуть заощадити багато часу та енергії. Проблеми, з якими сьогодні стикаються відділи кадрів, можуть бути повністю вирішені за допомогою програмного забезпечення для створення організаційних структур. Програмне забезпечення для створення організаційних діаграм автоматично відображає будь-які зміни, внесені в профілі співробітників. Ось ваша дорожня карта впровадження програмного забезпечення для створення організаційних діаграм:
- Вивчіть програмне забезпечення для створення організаційних діаграм: Вивчіть різні доступні інструменти для створення організаційних діаграм, щоб знайти той, який найкраще відповідає потребам і бюджету вашої компанії.
- Візуалізуйте структуру вашої компанії: Використовуйте програмне забезпечення для створення організаційних діаграм, щоб створити чітку і детальну візуалізацію ієрархії та відділів вашої компанії.
- Покращуйте командну співпрацю: Заохочуйте свою команду використовувати організаційну структуру для визначення ключових співробітників у різних відділах, що сприятиме кращій міжфункціональній співпраці.
- Підвищуйте моральний дух і продуктивність: Регулярно оновлюйте свою організаційну структуру, щоб відображати зміни та зростання, забезпечуючи прозорість комунікації та підвищуючи моральний дух команди.
Яке програмне забезпечення для створення організаційних діаграм найкраще?
Онлайн-інструменти для створення організаційних діаграм часто мають платні версії з розширеними функціями, які можуть бути дорогими, особливо для невеликих стартапів. Моделі ціноутворення різняться: деякі інструменти пропонують щомісячну підписку, а інші вимагають щорічного виставлення рахунків. На щастя, багато програм для створення організаційних діаграм надають безкоштовні або пробні версії, що дозволяє користувачам протестувати їх перед прийняттям рішення про покупку. Ось список найкращих програмних платформ для створення організаційних діаграм.
1. FuseBase (formerly Nimbus)
FuseBase спрощує робочий процес вашої команди, пропонуючи єдину платформу для створення документів, обміну файлами та управління проектами. Налаштуйте робочий простір відповідно до культури вашої компанії, створюйте різноманітні документи та легко інтегруйте сторонні дані. Ви можете організувати свій вміст у настроюваних робочих просторах, кожен з яких має власні інструменти для співпраці, а адміністратори керують усім централізовано для забезпечення масштабованості та контролю.
Особливості організаційної структури
За допомогою FuseBase ви можете візуально відобразити ієрархію вашої компанії за допомогою організаційних діаграм. Ці діаграми легко налаштовуються, дозволяючи додавати фотографії співробітників, використовувати кольорове кодування для диференціації відділів та впорядковувати інформацію в чіткому, ієрархічному форматі. Цей візуальний інструмент не лише покращує розуміння структури компанії, але й слугує практичним посібником для організації знань команди.
2. The Org
The Org — це онлайн-платформа, призначена для спрощення створення та публікації організаційних схем. Вона пропонує зручний інтерфейс, де ви можете вільно додавати та оновлювати інформацію про членів вашої команди, забезпечуючи постійну актуальність ієрархії вашої компанії. Ця послуга надається безкоштовно і є цінним ресурсом для підтримання точного представлення вашої організаційної структури.
Однією з визначних особливостей The Org є відкритий доступ до сховища організаційних структур багатьох компаній, зокрема таких гігантів індустрії, як Google, Tesla та Amazon. Така прозорість дозволяє користувачам отримати уявлення про корпоративні структури деяких з найуспішніших компаній світу, пропонуючи натхнення та орієнтири для власного організаційного дизайну.
3. Lucidchart
Lucidchart — це хмарний візуальний робочий простір, який підтримує широкий спектр діаграм, від мозкового штурму до створення детальних візуальних посібників, таких як блок-схеми та структурні схеми. Це ідеальний інструмент для спільного планування та візуальної документації.
Функції організаційної діаграми платформи особливо зручні для користувача, пропонуючи інтерфейс перетягування та вибір шаблонів. Це спрощує процес створення індивідуальних організаційних діаграм, роблячи його доступним для користувачів усіх рівнів кваліфікації.
4. ChartHop
ChartHop з’явився на ринку програмного забезпечення для створення організаційних діаграм у 2020 році, пропонуючи динамічне рішення для бізнесу, який стикається з частими організаційними змінами. Платформа була розроблена для впорядкування обміну ролями співробітників та оновленнями, включаючи нові найми та звільнення, таким чином відходячи від традиційних паперових або статичних цифрових методів.
ChartHop надає набір функцій, які покращують управління організацією. Користувачі можуть легко зберігати свою роботу і переглядати попередні версії організаційних діаграм, гарантуючи, що історичні дані ніколи не будуть втрачені. Програмне забезпечення також може похвалитися можливостями моделювання майбутніх організаційних структур шляхом імітації сценаріїв зростання, кадрових змін та інтеграції нових членів команди, що дозволяє здійснювати стратегічне планування та візуалізацію.
5. Creately
Creately — це хмарний інструмент для спільної роботи з діаграмами, який дозволяє користувачам створювати та ділитися організаційними діаграмами та іншими схемами як онлайн, так і офлайн. Він спрощує командну роботу завдяки редагуванню в режимі реального часу та централізованому управлінню зворотним зв’язком
Безкоштовна версія Creately – чудовий вибір для створення організаційних діаграм, хоча вона обмежує користувачів трьома спільними документами та невеликою групою користувачів. Незважаючи на ці обмеження, вона залишається популярним інструментом для швидкого та професійного створення діаграм.
6. Microsoft Visio
Microsoft Visio є частиною пакету Microsoft Office і використовується для створення діаграм і графіків. Він має багато шаблонів для різних типів діаграм, і ви можете використовувати його на пристроях Apple через Інтернет. Він схожий на інші інструменти для створення діаграм, такі як Lucidchart, тому що він простий у використанні.
Visio особливо добре підходить для створення організаційних діаграм, або оргдіаграм. Він має прості у використанні шаблони, які допоможуть вам швидко створити організаційну діаграму. Ви можете просто перетягувати елементи для створення діаграми, а коли закінчите, можете зберегти її у форматі PDF, щоб поділитися з іншими.
7. People.ai (formerly ClosePlan)
ClosePlan від People.ai — це потужний додаток для Salesforce, який покращує роботу з CRM, дозволяючи користувачам створювати детальні організаційні діаграми безпосередньо з існуючих контактів у Salesforce. Цей інструмент особливо корисний для відділів продажів, оскільки він легко інтегрується з Salesforce, забезпечуючи більш раціональний та ефективний підхід до управління процесами продажів і розуміння взаємовідносин з клієнтами.
Можливості створення організаційних діаграм у ClosePlan реалізовані за допомогою функції “Карти зв’язків”, яка пропонує інтуїтивно зрозумілий інструмент для створення організаційних діаграм. Фахівці з продажу можуть використовувати цю функцію для візуалізації ієрархії та взаємозв’язків контактів в організації. Зручний інтерфейс перетягування спрощує створення та редагування організаційних діаграм, а опції публікації, обміну та експорту цих діаграм гарантують, що члени команди можуть ефективно співпрацювати та мати доступ до організаційної інформації, необхідної для стимулювання продажів та укладання угод.
8. Pingboard
Pingboard пропонує динамічний організаційний інструмент, який покращує HR-функції для компаній будь-якого розміру. Він надає детальний каталог співробітників з полями, що налаштовуються, і гарантує, що менеджери мають доступ до актуальних спільних записів про співробітників.
Платформа вирізняється широким асортиментом з понад 32 000 шаблонів організаційних структур, які можна налаштувати, і які автоматично оновлюються при зміні даних про співробітників. Ця функція дозволяє легко інтегруватися з іншими кадровими та ІТ-системами, зберігаючи організаційну структуру точною та актуальною з мінімальним ручним втручанням.
9. OrgChartPlus
OrgChartPlus — це надбудова для Salesforce, призначена для покращення створення та управління організаційними схемами та діаграмами в екосистемі Salesforce. Його безшовна інтеграція гарантує, що будь-які оновлення, зроблені в Salesforce, автоматично відображаються в OrgChartPlus, і навпаки, підтримуючи узгодженість і точність на обох платформах.
Інструмент має зручний редактор перетягування, який спрощує процес створення та оновлення організаційних діаграм. Крім того, OrgChartPlus забезпечує зручність експорту цих діаграм безпосередньо до PowerPoint, Word та інших популярних програм. У разі виникнення будь-яких питань, користувачі можуть покластися на запропоновану підтримку користувачів OrgChartPlus, яка допоможе їм у навігації та ефективному використанні інструменту.
10. Gliffy
Gliffy — це доступний і легкий онлайн-інструмент, призначений для створення різних типів діаграм. Його інтуїтивно зрозумілий інтерфейс перетягування спрощує процес створення схем, що робить його ідеальним вибором як для початківців, так і для професіоналів. Будучи браузерним, Gliffy дозволяє користувачам працювати над своїми проектами з будь-якого місця, без необхідності встановлювати будь-яке програмне забезпечення.
Коли справа доходить до створення організаційних діаграм, Gliffy виділяється своїми спеціалізованими функціями. Користувачі можуть скористатися широким спектром можливостей кастомізації, включаючи різноманітну палітру кольорів, вибір шрифтів і різних стилів дизайну. Така гнучкість гарантує, що організаційні діаграми не тільки виконують своє функціональне призначення, але й відповідають естетичним уподобанням або вимогам брендингу будь-якої організації.
11. Organimi
Organimi — це легке в опануванні програмне забезпечення для створення організаційних діаграм, яке дозволяє легко створювати та керувати організаційною структурою компанії. Платформа підкреслює простоту та зручність для користувачів, орієнтуючись на компанії, які цінують ефективність.
Organimi підтримує автоматичну генерацію організаційних діаграм з імпорту CSV, пропонуючи можливості налаштування, щоб адаптувати діаграми до конкретних потреб. Крім того, Organimi легко інтегрується з системами управління персоналом, що підвищує її корисність, не ускладнюючи користувацький досвід.
Висновок
Програмне забезпечення для створення організаційних схем для бізнесу — це інструмент для візуалізації ієрархії компанії, який підтримує стратегічне планування, надаючи чітке уявлення про структуру компанії та ключові взаємозв’язки. Це програмне забезпечення спрощує управління проектами, автоматизуючи оновлення, забезпечуючи працівників найновішою організаційною інформацією для оптимального залучення та прийняття рішень.
Щоб вибрати найкраще програмне забезпечення для створення організаційних діаграм:
- Визначте потреби: Оцініть розмір вашої організації та складність необхідних функцій.
- Визначте цілі: Яких покращень ви прагнете? Кращої комунікації, управління персоналом чи планування?
- Досліджуйте та порівнюйте: Шукайте програмне забезпечення, яке відповідає вашим цілям і бюджету.
- Тестуйте: Використовуйте пробні або демо-версії, щоб оцінити ефективність і зібрати відгуки користувачів, перш ніж приймати остаточне рішення.